Manajemen Personalia

Manajemen personalia ialah manajemen yang mengkhususkan dalam bidang personalia atau dalam kepegawaiaan. Oleh karena itu manajemen personalia dapat didefenisikan sebagai berikut : Manajemen personalia adalah suatu ilmu dan seni untuk melaksanakan antara lain planning, organizing dan kontroling sehingga efektivitas dan efisiensi personalia dapat ditingkatkan semakasimal mungkin.

definisi tersebut bisa di gambarkan sebagai berikut:

- Perencanaan (Planning)

Perencanaan berarti penentuan program personalia yang akan membantu tercapainya sasaran yang telah disusun untuk perusahaan tersebut. Dengan kata lain proses penentuan akan melibatkan partisipasi aktif dan kesadaran penuh dari Manajer personalia, dengan keahliannya dalam bidang sumber daya manusia (SDM).

- Pengorganisasian (organizing)

Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, manajer personalia menyusun suatu organisasi dengan merancang struktur hubungan antara pekerjaan, personalia, dan faktor-faktor fisik.

Apabila serangkaian tindakan telah ditentukan, organisasi harus disusun untuk melaksanakannya.

- Pengarahan (directing)

Fungsi sederhana dari pengarahan adalah untuk membuat atau mendapatkan karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan (pemberian perintah).

- Pengendalian (controlling)

Pengendalian adalah fungsi manajerial yang berhubungan dengan pengaturan kegiatan agar sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnya telah dirumuskan berdasarkan analisis terhadap sasaran dasar organisasi.

PEMBAGIAN KERJA FUNGSI PERSONALIA DAN LINGKUP MANAJEMEN PERSONALIA

Dalam perusahaan kecil fungsi personalia dilaksanakan langsung oleh pucuk pimpinan, jadi segala sesuatu yang berhubungan dengan tenaga kerja, seperti penempatan, pelatihan, pendidikan, mutasi dan promosi, kompensasi dan pemberhentian langsung menjadi tanggung jawab pucuk pimpinan.

Pada perusahaan besar sebagian dari aktivitas fungsi personalia didelegasi kepada masing-masing manajer termasuk kepada kepala departemen (bagian atau seksi) personalia. Pembagian kerja akan fungsi personalia, tidak berarti bahwa segala masalah telah dapat diatasi. Bertambah besarnya perusahaan dan semakin kompleksnya aktivitas perusahaan bukan saja menambah kesibukan fungsi pokok. Tetapi pula fungsi personalia. Dibentuknya unit personalia tidak berarti bahwa segala aktivitas mengenai fungsi personalia hanya dikerjakan oleh unit personalia.

Unit Personalia tidak sama statusnya misalnya dengan Unit Produksi atau Unit Pemasaran, sebab Unit Personalia merupakan sebuah “services departement” (bagian pembantu). Unit personalia, berstatus sebagai tenaga staff, ia sering disebit “a specialized staff”. Sebagai “a specialized staff” maka unit personalia, mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

o   Ia terbatas dalam pemberian nasihat dan bantuan dan tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen lain di didalam organisasi.

o   Nasihat dan bantuan yang diberikan ditujukan kepada seluruh bagian.

o   Ia memberikan nasihat dan bantuan khusus di bidang personalia.

Fungsi operasional manajemen produksi adalah :

1.    Pengadaan tenaga kerja (procurement)

Fungsi operasional dari manajemen personalia adalah berupa usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi, dan penempatan . Penentuan sumber daya manusia yang diperlukan harus bersandar pada tugas-tugas yang tercantum pada rancangan pekerjaan yang ditentukan sebelumnya. Selanjutnya lebih lengkapnya adalah :

Ø  membuat anggaran tenaga kerja

Ø  menarik tenaga kerja

Ø  membuat job analysis, job description, dan job specification

Ø  menetapkan dan menghubungi sumber-sumber tenaga kerja

Ø  mengadakan seleksi terhadap calon tenaga kerja

2.    Pengembangan (development)

Pengembangan merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi kerja yang tepat. Kegiatan ini amat penting dan terus tumbuh karena perubahan-perubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, tugas manajemen yang semakin rumit.

o   melatih dan mendidik tenaga kerja

o   mempromiosikan dan memindahkan tenaga kerja

o   mengadakan penilaian kecakapan tenaga kerja

3.    Kompensasi (compensation)

Fungsi ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai dan layak kepada personalia untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi.

4.    Integrasi (integration)

Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat, dan organisasi. Definisi ini berpijak atas dasar kepercayaan bahwa masyarakat kita terdapat tumpang tindih kepentingan yang cukup berarti.

5.    Pemeliharaan (maintenance)

Pemeliharaan merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi oleh komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan kesehatan serta keselamatan kerja.

                       

6.    Pemutusan Hubungan Kerja (separation)

Jika fungsi pertama manajemen personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, adalah logis bahwa fungsi terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.

Ada 4  tujuan yang harus diperhatikan oleh manajemen personalia :

l  Societal objective

Bertanggung jawab terhadap kebutuhan-kebutuhan (needs) dan tantangan (challenge) dari masyarakat

l  Organizational objective

 Membantu organisasi dalam pencapaian tujuan

l  Functional objective

Mempertahankan kontribusi PM pada tingkat yang dibutuhkan organisasi

l  Personal objective

 Membantu karyawan dalam pencapaian tujuan-tujuan (goals) pribadi mereka 

Manfaat dari MSDM, indikatornya :

l  Produktivitas

o   Peningkatan prestasi kerja

o    Penurunan absensi karyawan

o    Penurunan perputaran tenaga kerja

l  Kualitas kehidupan kerja (quality of work life)

o   Peningkatan keterlibatan kerja

o   Peningkatan kepuasan kerja

o   Penurunan stress

o   Penurunan jumlah kecelakaan kerja

MSDM pada saat yang tepat harus bisa mengusahakan agar tenaga kerja ditempatkan pada posisi yang sesuai dengan minat dan kemampuannya.

Dalam suatu perusahaan pada umumnya kita dapati empat macam hubungan antara petugas yaitu:

1. Line relation

2. Functional relation

3. Staff relation

4. Lateral relation

Unit kepala personalia memiliki tiga macam hubungan di atas yakni : line relation, functional relation, dan lateral relation.

Dengan line relation dimaksud hubungan antara seorang atasan dengan bawahannya misalnya pemberian instruksi, pemberian saran-saran dan lain-lain. Dengan functional relation dimaksud hubungan antara sesuatu pejabat dengan pejabat-pejabat lainnya dimana pejabat pertama memberikan bantuan dan layanan kepada pejabat kedua dalam bidang keahliannya. Dengan lateral relation yang dimaksud hubungan-hubungan untuk berkoordiner dan bekerja sama antara para manager yang setingkat misalnya antara kepala-kepala bagian atau antara kepala-kepala seksi.